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domenica 17 aprile 2011

Organizzare una giornata... e farlo al meglio!

Siete sommersi dal lavoro, avete deciso di parlare con un collega col quale c'è un problema relazionale, vi pressano per consegne da presentare entro una settimana. Riuscite a fare tutto?
Bene, tornate a casa la sera, e litigate con vostra moglie perchè vi siete scordati di comprare quella cosa di cui avevate parlato la sera prima. Come se non bastasse...
Gli americani lo chiamano "quick fix", ossia "rimedio rapido", ed è una cosa che a me piace molto.
La prima cosa da sapere è che se vorreste fare qualcosa, o se siete costretti ad affrontare troppe cose in una giornata, vi servirà una buona strategia d'azione. Uno schema, un'agenda, un qualcosa sul quale scrivere tutto quello che dovrete. Quando compilare questa agenda dove scrivere tutte le cose da fare? Il giorno prima, naturalmente. Facciamo un esempio della vostra giornata di domani:
h. 9.00    cliente
h. 9.40    riunione in direzione
h. 10.00  telefonare all'amministratore
h. 10.15  ultimare lavori arretrati
h. 12.00 etc.
...e così via.
Se siete persone molto impegnate scriverete gli appuntamenti a 30 minuti uno dall'altro. Personalmente scrivo anche le chiamate che dovrò fare, e può significare spezzettare l'ora in 4 o 5 parti.
La vostra tabella di marcia andrà aggiornata in tempo reale, questo vi permetterà di non dimenticarvi delle notizie sopraggiunte in un momento difficile (vi dicono che la riunione è spostata mentre siete intenti a fare qualcosa di importantissimo).
L'agenda non sarà quindi un reportage lunghissimo con note personali (per quello c'è il diario), ma sarà quella che gli americani chiamano "to do list", lista delle cose da fare.

I grandi vantaggi della "to do list", che qui abbiamo chiamato "agenda", o "tabella di marcia", sono:
1) fare una cosa per volta
2) aumentare il senso di efficacia e autostima
3) ridurre lo stress 
4) localizzare le attività da mettere in coma alla lista.





Ora però vi chiedo: secondo voi come organizzerà la tabella di marcia un giovane laureato in cerca di lavoro?
Quando partecipai anni addietro ad un corso sull'imprenditorialità giovanile, ricordo che il docente disse che cercare lavoro era un lavoro, e bisognava dedicarsi 8 ore al giorno. Nella mia mente in quel momento pensai ad un'agenda compilata così:
h. 9.00   cercare lavoro
h. 10.00 cercare lavoro
h.11.00 cercare lavoro
h.12.00 cercare lavoro
h.13.00 cercare lavoro
h.16.00 cercare lavoro
h.17.00 cercare lavoro
h.18.00 cercare lavoro
h.19.00 cercare lavoro
h.20.00 cercare lavoro

Questo è un modo sbagliato di organizzare una giornata. Una persona che legge questa tabella di marcia cade dalle nuvole e resta ferma, come feci io. Il piano di lavoro contiene un'indicazione generica, come potrebbe essere "organizzare una festa" o "cercare una ragazza", o "cucinare una torta": ma dove perdinci c'è scritto come si fa?
Per me, e può darsi valga solo per me, ciò che scrivo in agenda è un impegno con me stesso, e non mi sono mai tirato indietro  anche se era una "seccatura", anche se pensare di farlo mi metteva addosso ansia. L'averlo scritto nella "to do list", oltre che creare un ordine mentale e focalizzarsi sull'obiettivo, impedisce il pericolosissimo pensiero circolare del "lo faccio domani".

Detto ciò, avete già abbastanza nozioni per cominciare: organizzatevi con carta e penna, telefonino o pc che sia, stabilite quali sono le cose da fare il giorno dopo,  le priorità, e l'indomani, come vi svegliate, raggiungete i vostri obiettivi!

E se l'avete fatto, scrivetemelo qui sotto.

Dr. Delogu